档案数字化加工中扫描服务包括哪些呢?
整个扫描服务一包括几个环节:
1.扫描
批量的把纸介质的文档、档案、书本杂志等用扫描仪进行扫描。
2.图像处理
对图像进行去歪斜,黑点、黑边等操作。
3.提取有效信息
对图像中有用的信息进行提取(利用OCR技术),有用的信息我们一般称之为关键字或索引值(如一份保险单中,受益人的姓名,证件都是关键字),这些关键字在查询时输入,极方便的查询出这份保险单。
4.管理和利用
通常扫描服务的后一个环节是管理这些扫描后的电子化文件,如“文档管理系统”,“知识管理系统”,就属于这类型的管理软件。通过对这些电子化文件的管理,查询利用就非常的方便了。
档案数字化加工
原始档案复原工作严格按照国家档案局规定的相关标准和实际情况进行有序的复原。
将复原的档案资料逐卷精心检查,确实没有落页、掉页、折页等问题后再归还档案管理人员,经双方仔细核实无误后,在还卷交接单上签字确认。在数据化加工过程中的各项工作记录,在数据转移完成后、提交给用户方;对档案签收和属性数据录入的质量检查, 主要内容:档案签收的准确性、完整性和即时性;数据内容齐全,属性数据输入准确:与数据校对的档案交接。
档案数字化加工扫描时的注意事项
1、送纸进入小图扫描仪时确保档案端正、不歪斜;
2、档案顺序不能乱,不混档,避免增加还原装订的工作量;
3、扫描时应注意扫描成像质量,例如:出现图像变形、有彩杠等与原始图像不一致时应及时补扫;
4、双面(反面有文字信息或其他信息)有内容时,注意双向扫描避免漏页的情况发生;
5、扫描时尽量不要损坏纸张,注意保持原档原貌;
6、同一卷有大图扫描和小图扫描,其图像合卷应注意相对应的卷号,且合卷时不能修改、移动、删除卷内的图像;
档案数字化加工该如何做呢?
(1)纸质档案数字化需要相应的设备和场所,数字化处理的场所应具有足够的空间和合理的布局,并可配备门禁、防盗、视频监控等消防系统和安防系统。
(2)数字处理设备需要计算机、扫描仪、录音机和存储介质。如果可以配置服务器、备份设备、数码相机等则更好。
(3)数字处理工作还需要相应的软件系统支持,如操作系统、文件管理软件、扫描程序、录音软件、备份软件、杀毒软件等。确保数字处理工作的安全和保障。
中泰德信公司拥有完备的档案管理系统,并且支持扫描仪、扫描程序,可以很好地利用外接设备,将实物档案进行电子化,还能保存到系统当中。