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公司办公室。会议有很多单位和管理人员，应该视状况为她们各自提前准备公司办公室。理事长等关键员应该有单独的公司办公室。假如有会议现任也因为其另辟公司办公室。这种员的会议室可兼作接待室。如能提前准备套房，室内办公室，外室接待客人，更为理想。
除会议室及公司办公室外，还应该考虑到分配需要的帮助设备，包含：为会议当场立即服务项目的电脑打字、派发文档、汉语翻译、材料、储藏、打印、音频设备；为代表个人服务的国际性通讯设施及商业的文秘、发传真、打印设备；为大众传播媒介服务项目的新闻发布会，新闻记者工作中单人间和广播电视工作室；
供管理人员应用的休息区。为代表及相关工作人员给予需要的工作场所是东道国的责任。比如，为1995年3月联合国社会经济发展会议的举办，丹麦即耗重金改造了一个会议。完工后包含一个可承载200O人会议服务厅，一个可容下1000人会议厅，2OO好几套为提前准备的公司办公室，一个能够300多位新闻记者与此同时工作中的大堂和近百套新闻报道工作间。
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健全服务沟通的艺术
（一）、服务中沟通规范
1、服务金钥匙：
A、软垫式言语：不好意思、打扰到、非常感谢。。。
B、六大礼貌用语：您、请、对不起、没关系、谢谢、再见
C、舒心招待：微笑、问候、询问
2、融洽的距离：信赖距离、待命距离、推动距离
3、微笑：不同熟悉度不同程度规范
4、目光：体现真诚的关键；
5、语言魅力训练：语言亲和力、声音控制、语态控制
（二）服务里的沟通技巧
1、积极聆听
A.影响聆听的四大因素：感情过滤、迫不及待等
B.聆听的5个层级：从心不在焉到用同理心听
C.积极聆听3F法则
2、有效的发问技巧
A.了解事实与信息—开放式与封闭式问题
B.引导对方—问“YES”的问题
C.集中在问题解决—接纳性与选择性问题
3、直通人心的说话技巧
A、同理心：说到心坎里
B、正向引导法：防止自找麻烦的好方法
C、赞美法：顾客满意度的开始
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开业典礼仪式活动策划需要落实哪些工作内容？要做好来宾约请工作，开业典礼仪式活动策划影响的大小，实际上往往取决于来宾的身份的高低与其数量的多少。在力所能及的条件下，要力争多邀请一些来宾参加开业仪式。地方领导、上级主管部门与地方职能管理部门的领导、合作单位与同行单位的领导、社会团体的负责人、社会贤达、媒体人员，都是开业典礼仪式活动策划邀请时应予优先考虑的重点。
开业庆典活动策划，活动公司有着丰富的资源以及供应商，可以为企业在举办活动的过程中提供一些便利，例如场地资源的推荐、演绎资源的推荐等，这也是活动公司的优势，比企业自己寻找这方面的资源省事很多。快速度品牌得到暴光度，活动策划公司有各种的资源，企业可以借助策划公司的资源办一场策划，为企业的品牌迅速达到一个暴光量。从而达到一个销售，品牌等暴光。
在商界所举行的庆祝仪式大致可以分为四类:
一类，本单位成立典。通常，它都是逢五、逢十进行的。即在本单位成立五周年、十周年以及它们的倍数时进行。
二类，本单位荣获某项荣誉的庆典。当单位本身荣获了某项荣誉称号、单位的''在国内外重大展评中获奖之后，这类庆典基本上均会举行。
第三，本单位取得重大业绩的庆典。例如千日无生产事故、生产某种产品的数量突破10万台、经销某种商品的光彩售额达到1亿元等等，这些来之不易的成绩，往往都是要庆祝的。
第四类，本单位取得显著发展的庆典。当本单位建立集团、确定新的合作伙伴、兼并其他单位、分公司或连锁店不断发展时，自然都值得庆祝一番。
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