智慧档案平台内微生物防治的基本原则
其一，坚持“以防为主，防治结合”的防治指导思想，统筹兼顾，前端控制，系统防治。
其二，所用防治材料，应具备对环境、生态友好，对人、畜以及其它生物无作用，不污染环境，不破坏生态系统和生态平衡。
其三，防治材料尽量勿残留，易于进行分解和回收。其四，灭菌，操作简便，基本不损坏档案制成材料。
微生物的预防主要是在库房内创造能够有效抑制微生物生长、繁殖的环境条件，其中包括控制温度、湿度、清洁卫生、减少氧气、放置防霉药剂等。
智慧档案平台消毒入库
档案消毒后入库。霉菌是无孔不入的，要对接收进馆的档案材料进行检查，如发现明显的霉斑或绒毛状的菌丝，要隔离开来，消毒处理后再入库，以防霉菌源随着这些材料的入库蔓延。
尤其在梅雨季节或档案外借到馆库条件达不到温湿度管理要求的单位较长时间，档案被归还到本馆时，都要进行消毒处理，或者要放在缓存间观察一段时间，如无长霉现象，方可入库。
另外，带有霉菌或细菌的衣物、食品等不要带进库。曾经生过霉菌的档案在进库之前一定要对其进行严格的消毒、观察和检测，谨防有害霉菌污染库中其他档案。
智慧档案平台简单化
RFID实体档案管理系统将RFID无线射频技术应用到高密度智能化档案管理中，充分利用自动化库房的优势和RFID技术诸多优点，实现库房信息管理自动化和档案入出库作业的自动化，档案资料日常的存储、查询、借阅、归还、防盗等具体业务，系统通过RFID作为信息体，对档案流通的每个环节进行数据采集和监控，实现档案业务办理的自动化，将繁杂的纸质工作流程简单化。