通过租赁获得的复印机，除了按约定的单价支付复印费和自备复印纸外，不承担任何费用，如耗 材、维修等。同时，也不为机器的磨损和废弃之后的处置问题而担心。企业将只根据打印量来控制办公费用。将风险降到低
如果自己购买一台复印机，对新机器的价格，商家服务保障，质量可靠度等因素是无法衡量的。在后期耗材的使用上，又存在成本与质量的矛盾。而租赁复印机不仅可以在出现问题时，获得服务商的免费维护或更换同档次的机型，耗材也是由服务商一手包办。一般复印机的寿命在三至五年，而如果选择租赁的话，根本不用担心它的寿命问题。
要知道从设备采购成本这一方面来看，租赁者不需要在短时间内提供一笔高额费用去购买机器。而是使用低廉的租金去租用一台下个大概为租金十倍的复印机，这样每个月只需要拿出1/10的费用，其他费用用于公司的投资和发展。除了基础的设备采购费用，还有耗材的费用。但是如果选择了复印机租赁，很多租赁公司会负责耗材的费用。他们每个月都会提供一定数量的耗材，十分方便租赁者的使用，不需要再进行自行的采购。
合理使用频率
尽管企业对复印机设备的需求比较大，但使用频率比较一般。如果只通过购买满足使用需求，设备费用自然会大幅增加。如果通过复印机租赁代替，费用控制将取得更明显的效果。相信这对大部分企业都有利用价值，同时也能为企业的健康发展奠定基础。
复印机是非常普通的办公设备，所以是企业采购办公设备的主要部分，复印机租赁的普及和推广过程中，充分考虑到客户企业的各种需求，因此在实用性上有很大的优势，在实际应用过程中可以突出资源利用合理化的性，同时设备租赁也可以实现降低资源的浪费。