不同类型的导热油会导致系统出现不同的问题。在研究实际应用之前，用户必须评估热油的相容性、成本、环境和毒性效应。
导热油需要有很长的使用寿命。大多数导热油的使用寿命至少为10年，中位使用寿命约为20年，有些导热油甚至使用了30年。利用气相色谱（GC）模拟蒸馏过程对热油组分的分析特别有用。如果高沸点化合物的浓度增加10%，则应更换导热油。高沸点的化合物是由自由基结合形成的。高沸点化合物浓度的增加意味着导热油的氧化容易发生。腐蚀是水基低温导热油的一个主要问题。导热油检验时，应仔细分析防腐剂的组成，以确定导热油的防腐程度。如果防腐能力不够，则需要在导热油中加入防腐剂。
导热油的理化指标应定期进行测量和分析，以便掌握油质的变化，分析变化的原因。有机热载体在使用过程中，各项性能指标值超过一定范围，必须更新或再生，否则不能继续使用。定期补充新的导热油可以使系统中的残油保持稳定补充导热油应选用同一厂家生产的同一牌号，不同有机热载体不得混用。在热态运行的系统中，没有脱水的冷介质不能直接加入。加入锅炉的导热油必须预先煮沸以除去水分。
防止热载体内混入水及其他杂质随着热载体的加热，溶解在其中的水分迅速汽化，导热管内的压力急剧上升而导致无法控制的程度，引起事故。所以，导热油在投入使用前应先缓慢升温，脱除导热油中的水和其他轻主份杂质。定期化验导热油指标定期测定和分析热载体的残碳、酸值、粘度、闪点、熔点等理化指标，及时掌握其品质变化情况。
高温导热油泵对泵轴一般采用骨架式油封进行密封。若卡紧唇部的弹簧脱落，高温导热油泵的五种故障排除吸入空气是高温导热油泵的罕见故障。或将油封装反，或其唇部被拉伤、老化，都将使油封后端经常处于负压状态而吸入空气，一般可更换新油封予以解决。导热油泵的装置位置距油面太高，特别是泵转速降低时，因不能保证泵吸油腔有必要的真空度造成吸油缺乏而吸入空气。此时应调整泵与油面的相对高度，使其满足规定的要求。