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会议策划方案是会议活动各项策划意图的书面形态,是会务工作机构根据领*者的意图和指示制定的详细周密的书面方案。它是会议筹备工作的依据,是会议筹备工作有序进行的保障。会议策划方案经领*者审核批准后由会务工作机构具体实施。
会议策划方案主要包括会议概要(会议主题、会议时间、会议地点、与会人员等)、会议日程及相关事务、会议预算以及其他需要说明的事项，会务会展服务
会展是指会议、展览、大型活动等集体性活动的简称。其概念内涵是指在一定地域空间，许多人聚集在一起形成的、定期或不定期、制度或非制度的传递和交流信息的群众性社会活动，其概念的外延包括各种类型的博览会、展览展销活动、大型会议、体育竞技运动、文化活动、节庆活动等，会务会展服务
会议前期的准备工作，是办公室工作的一项重要内容。办公室文员应协助相关*导和人员做好前期的各项准备工作。
1.确定会议名称、时间和地点
（1）确定会议的名称。会务会展服务
名称一定要与内容相符，妥帖恰当。确定会议名称，通常有以下几种情况。
用通称，如办公会、常*会、常*会。*政机关和企事业单位一般以此为例会名称。
用组织名称代替会议名称，如*的各级代*大会、各级人民代*大会等。会务会展服务
用参加人员的职务命名，如省长会、市长会、厅（局）长会、厂长会、校长会，等等。
根据会议内容确定，如经济工作会、计划工作会、农村工作会、教育工作会，等等。
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会展场馆要做到人性化的服务，首先要分析会展活动的类型。不同的会展活动对场馆的服务要求有很大的区别，如展销会和纯粹的会议不同，纯粹的会议和大型节庆活动不同，因此分清活动的性质能有针对性地提供相应的服务。其次，场馆管理者可以对会展活动的参与者进行分析，将其划分为不同的类别，并根据各个类别的参与者进行行为特点分析，提供有针对性的差异*服务，从而满足大部分参与者的需求。*后，场馆的人性化服务需要对工作人员进行教育和培训。优良的服务质量实际上是来自于场馆现场工作人员的表现，一个温暖的微笑、一个知心的问候都会给人以温馨的感觉。会场会展服务
6、会展场馆要做到人性化的服务，首先要分析会展活动的类型。不同的会展活动对场馆的服务要求有很大的区别，如展销会和纯粹的会议不同，纯粹的会议和大型节庆活动不同，因此分清活动的性质能有针对性地提供相应的服务。会场会展服务
7、场馆管理者可以对会展活动的参与者进行分析，将其划分为不同的类别，并根据各个类别的参与者进行行为特点分析，提供有针对性的差异*服务，从而满足大部分参与者的需求。
如何迎接客人？
一是确定迎送规格。通常遵循身份相当的原则，即主要迎送人与主宾身份相当，当不可能完全对等时，可灵活变通，由职位相当的人或由副职出面。其他迎送人员不宜过多。会场会展服务
二是掌握到达和离开的时间。准确掌握来宾到达和离开的时间，及早通知全体迎送人员和有关单位。如有变化，应及时通知有关人员。迎接人员应提前到达迎接地点，不能太早，更不能太迟，甚至迟到。送行人员则应在客人离开之前到达送行地点。
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一般来说，年会都安排在晚上进行，为了达到渲染、增强年会现场的感*力等的目的。年会舞台搭建要考虑现场色彩的整体设计、强调;灯光的亮度、色彩、位置、闪动的频率:音响的摆放位置、声音大小等。企业周年活动布置
所以在搭建年会舞台时可以按照节目的要求，采用合适的美图、彩色灯光柱、聚光灯投影效果、高功率的音响来调节年会现场气氛。
签到处布置。在公司庆典活动现场签到处布置的时候，可以将其先设置在大厅之内，然后再由的礼,仪小姐在签到处周围做嘉宾签到服务，这样显得隆重、热闹，更为美感，企业周年活动布置
音响用品设置。音响设备属于周年*典晚会活动现场必备的道具设备，并且大多数道具都是当作开业仪式致辞来使用的。比如话筒、音箱、调音台等等，都得提前布置妥当。企业周年活动布置
年会舞台搭建要考虑到举行年会的场地，一般分为室内和室外场地，选择时首先要考虑年会现场需要使用的面积以及容纳人数，其次询问场地价格，按怎样标准收费的，是以小时收费还是天数收费，然后还有年会现场的硬件提供比如: 音响、投影仪、麦克风、舞台拼接地块、桌椅等各种其他小件物品，*后要注意电水的提供是否方便，是不是需要另外给钱，附近有没有厕所、停车场等。企业周年活动布置
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会场布置。通常包括（一）会标要表述准确，庄重大方，一般使用全称，确需简化的必须规范准确。主会标要悬挂在主*台的正上方，需要制作其他会标时，一般应悬挂在会场较为突出的位置。（二）正式会议一般应摆放鲜花。（三）座签印制要规范、大方，双面相同，字号、字体要统一，摆放要整齐。（四）提供的文具要经济、实用，摆放要规范。（五）桌、椅、沙发等摆放间距适中，方便出入。（六）灯光和音响设备等要调整到位，细致检查，避免出现差错，公司年会活动策划公司
年会*重要的参与者是员工而非领导，所以所有领导必须为员工服务，每位领导各自申请会务组职位，定好机制，如果不全身心付出怎么办！
1、迎宾接待礼仪组；（负责供应商及客人的接待及停车指引、颁奖的礼仪服务）
2、物品采购配送组；（所有年会物资的采购）公司年会活动策划公司
3、聚餐组；（负责安排就餐的座次及聚餐现场的督导）
4、晚会组；（负责整个晚会的节目安排、演练及主持工作）
5、抽奖组；（负责证书的制作和奖品的保管、发放、搬运）
6、宣传组；（负责主*台搭建、横幅制作、现场音响和录像等）
7、交通指挥组；（负责停车场引位、有序有效进行停车）
注：围绕流程进行采购（所需物资如：红地毯，追光灯，花环，奖杯，奖牌，嘉宾胸花，*炮，奖品，元老条幅等必先提前两天配齐！）。
会场控制1、接待室。专人在接待室负责领导签到与*领。2、音响。与音响师沟通，时刻注意领导讲话顺序、音量，必要时专人负责。3、会场秩序。会前提醒关闭手机等。4、颁奖、签状、签约。专人负责礼仪，事前要再次核对奖牌等的顺序；专人负责领奖人等的*领、指挥；专人负责颁奖音乐控制。
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